個人情報保護方針

個人情報保護方針（Privacy policies）2015.11.09

2016年輔仁会総会・懇親会実行委員会（以下、実行委員会）は、以下の通り個人情報保護方針を定め、 個人情報の保護を推進します。

【個人情報とは】

個人情報とは、実行委員会が実行委員会活動を行うにあたって取得した、同窓生、教職者、広告協賛者、および協賛者に関する、個人を識別する情報を指します。
具体的な個人情報としては、氏名、住所、職業、連絡先（電話番号およびメールアドレス）、および その他プライベートな情報と認識すべきもの（進学先、既婚かどうか、同窓会などで撮影された写真等のほか、協賛金出資額など）を想定しています。

【個人情報の利用】

(1) 実行委員会が、業務のために個人情報を使用するケース

• 同窓会またはその他のイベント等の案内の送付、または出欠確認のための使用（住所、氏名、電話番号、メールアドレス）
• 実行委員会の活動報告などを目的とした、同窓生へのメールマガジン等の送信のための使用（メールアドレス）
• 連絡先が不明の同窓生について、可能な限り連絡を取るための同窓生間での呼びかけのため（氏名、進学先、卒業時の住所など）
• 同窓会などで撮影した写真は、活動報告として輔仁会会報誌またはWebサイト（輔仁会公式ページまたは西高38期同窓生HPなど）に掲載する事があります

広告協賛および協賛金出資に関する情報は、西高38期実行委員会の広告グループにて別途運用ルールを定めて管理・使用します。

(2) 実行委員会メンバーおよび作業協力者の情報の共有・公開
作業協力者とは、一時的に何らかの実行委員会業務を手伝ってくれる同窓生などを指します。

• 実行委員会の業務連絡のため、実行委員会メンバーが作業協力者の連絡先を共有する事があります。（氏名、電話番号、メールアドレスなど）
• 実行委員会メンバーと作業担当者の氏名、および連絡先を、輔仁会会報、Webサイト（輔仁会公式ページまたは札西38期同窓生HPなど）、または案内状などに記載することがあります。（いずれの場合も、当人に無断で掲載されることはありません）

(3) 実行委員会メンバーによる同窓生間の情報提供（実行委員会の業務外の情報提供）
上記(1)(2)の「実行委員会の業務」にあたらない特例として、以下のようなケースが許容される事を想定しています。

• 昔のクラスメイト同士や、部活の先輩後輩などが、互いに連絡先を知りたがっていることが分かっている場合に、実行委員会メンバーが実行委員会の活動で入手した連絡先を相手に教えるケース。
• 同窓会などのイベントにおいて、西高卒業生または担任の先生などの関係者に対して、「○○県で公務員をしているそうです」といったような、差し支えないと思われる範囲で情報を開示するケース。

いずれの場合も、高校の同窓会として想定される限度を逸脱した情報提供を行う事はありません。

(4) 上記のほか、法令に基づき公的機関に開示・提供が求められた場合

【個人情報の管理】

(a) 個人情報の管理責任者

• 実行委員会三役（阿部、金本、北川、佐藤（文））
• Web管理者（市之宮、福田、渡部）
• 実行委員会三役が承認した実行委員会メンバー

(b) 個人情報の管理体制

• 案内状の返信、およびWebサイトから送信される一次情報は、管理責任者が受取人となります。（なお、Facebookの札幌西高38期グループで投稿した情報はグループメンバー全員に共有されますので、この一次情報に該当しません）
• 受け取った一次情報（返信はがき、メール等）は、コピーまたは転送による複製を禁止とし、管理責任者の管理外への流出を防止します。
• あらかじめ個人情報を開示したくない（同窓会の案内など不要）旨の連絡があった場合は、管理責任者以外に情報を共有しません。
• 個人情報の業務利用のために、個人情報をExcelファイルなどのデジタルデータ化した場合は、必ずパスワードを設定します。
• また、これらデジタルデータの運用（共有、更新および使用）に関する規則を別途定め、管理責任者が管理状態を把握します。
• 【個人情報の利用】で定める業務利用（手分けして案内状の宛名書きを行う等）のために個人情報を共有する場合、実行委員会メンバーおよび作業協力者がこの個人情報保護方針と管理ルールを理解した事を、管理責任者が確認します。
• 実行委員会が管理する個人情報の削除依頼があった場合は、管理責任者が状況確認の上対応します（依頼者が本人である事を確認させて頂くかも知れません）。
• 実行委員会における全ての実行委員会業務の終了後（時期は未定）、管理責任者の判断により、実行委員会が管理する個人情報を破棄（ファイル削除・紙シュレッダー）します。
• 実行委員会が管理する個人情報が外部に流出した事が確認された場合は、速やかに該当者に連絡の上、状況の確認と再発防止、情報の拡散防止に努めます。

【お問い合わせ】

実行委員会の個人情報保護方針に関するお問い合わせ、個人情報の削除依頼は、下記までご連絡ください。

メール	inquiry@nishiko38.net
Webお問合わせページ	http://www.nishiko38.net/hojinkai/inquiry/common/postmail.html

上記のほか、Facebook札幌西高38期グループのメンバーは随時メッセージを投稿してくださって構いません。

改訂履歴

• 2015.11.09 （文言ミス、脱字修正）

セキュリティ情報リンク

実行委員会のメンバーは、以下のリンクを参考にセキュリティの向上を意識するようお願いいたします。

→ Excelファイルにパスワードを設定する方法 (121ware.com)

事務局で取扱うExcelファイルのうち、個人情報が含まれるものは、全てパスワードを設定してください。
パスワードは、必要なメンバーにのみメールまたは口頭で伝え、漏洩に注意してください。

→ WordからPDFに出力(パスワードを設定)する方法 (Microsoft)

新しいバージョンのWordは、文章をパスワードつきPDFとして保存する機能が標準で備わっています。

→ MacでPDFにパスワードを設定する方法 (マイナビ.com)

パソコンがMacの場合、PDFファイルへのパスワード設定は、こちらを参考にしてください。